プロジェクトマネジメントの３つのポイント

HBR Blog Networkの” The Dirty Little Secret of Project Management” by Joe Knight et al.（"Project Management for Profit: A Failsafe Guide to Keeping Projects On Track and On Budget"の著者）の抄訳。


多くのプロジェクトマネージャーは、あまりに多くまたコントロールできない（と思っている）変数を前に、そのプロジェクト管理は稚拙なものとなっている。だが、高速道路やダムやオフィスパークのような巨大なプロジェクト（ソフトウェア開発チームよりも多くの変数に対処）を上手く管理し、成功を収めている企業も現に存在している。それらのプロジェクトマネジャーはどの時点でどのくらい計画からずれているかを知り、顧客に十分な関連情報を伝え、顧客を意思決定過程に取り込んでいる。

確かに、プロジェクト管理ソフトも使われているが、良いプロジェクト管理システム（現時点でのプロジェクトの進捗状況、プロジェクトの完成時期の見通し、予算への影響の見通し）には、高価なソフトウェアを必要としない。ホワイトボードと電卓だけでも数百万ドルのプロジェクトを管理することもできる。実際、以下の事項を支援できる限り、そのシステムは非常に簡単なもので構わない。

重要な変数をフォローする 
マイルストーンだけでなく、収益性に影響を与える要因（対予算の労働時間（進捗状況の把握）原材料費、発注変更、下請け業者の進捗状況）もフォローする必要がある。これらの変化はすぐにプロジェクトに反映されるので、週単位でのチェックが重要である。

チームで情報を共有する
ホワイトボードやデスクトップなどにフォローすべき項目の数字を掲げるとともに、毎週定期的に会議を行うことによって、問題発生の兆候を迅速に把握する。

利害関係者と顧客と最新の情報を共有する
良い情報、悪い情報の両方を随時、利害関係者と顧客と共有することによって、たとえ時間内、予算内でプロジェクトが完成しなくなっても、それに合わせて対応できるようにしておく。顧客の期待を調整し、また顧客が遅れていると認識していない限り、それは遅れているということにはならない。